Toimipisterekisteri

Mikä on toimipisterekisteri

• Toimipisterekisteri on paikka, minne tallennetaan tiedot kaikista palvelupaikoista/toimipisteistä. Toimipiste on sellainen tila, jonne voi kävellä sisään ja saada sieltä palvelua.
  • Toimipiste voi olla esimerkiksi kirjasto, päiväkoti, koirapuisto, mattolaituri, jalkapallokenttä, veistos tai pysäköintilippuautomaatti jne.
• Toimipisterekisterissä kuvataan toimipisteiden perustiedot, aukioloajat, yhteystiedot ja lisähakusanat.
• Toimipisteelle valitaan asiasanat, eli palvelut mitä toimipiste tarjoaa.
  • Asiasanoille on tehty PTV-palveluluokka ja asiasanalinkitys.
• Toimipisteelle voidaan määritellä näkyvyys.
  • esimerkiksi joulukuusen myyntipaikat ovat näkyvissä vain joulukuussa.

Toimipisterekisterin tietojen hyödyntäminen

Toimipisterekisteriin tallennetut tiedot ovat kaikkien, myös kaupungin ulkopuolisten kehittäjien käytettävissä avoimen REST-rajapinnan kautta, https://www.hel.fi/palvelukarttaws/restpages/index.html.

Toimipisterekisterin tietosisältö

Toimipisteen perustiedot:

• Toimipisteen nimi ja kuvaukset (lyhyt ja pitkä)
  • Kuvauskentissä voit kertoa toimipisteestäsi ja sen toiminnasta. Lyhyt kuvaus on yhden-kahden lauseen teksti, joka tulee näkyviin hakutuloslistauksissa. Pitkä kuvaus kenttään mahtuu pidempi kuvausteksti.
    • Jos tiedot viedään valtion palvelutietovarantoon: Jos toimipisteellä ei ole lyhyttä kuvausta muodostetaan automaattilause , koska valtion Palvelutietovaranto vaatii lyhyen kuvauksen. Automaattilause näkyy vain Suomi.fi-sivustolla. Automaattilause poistuu, kun lyhyt kuvaus kirjoitetaan itse.
• Kielet, joilla toimipisteessä palvellaan.
• Kunnat, joiden asukkaita toimipisteessä palvellaan oman kunnan tai hyvinvointialueen lisäksi.
• Onko toimipiste yhteispalvelupiste.
• Osoitetiedot. Toimipisteen sijaintia on lisäksi mahdollista tarkentaa kartalla. Esim. sisäänkäynnin sijainti.
  • Lue lisää osoitteista
• Pysyvä rakennustunnus
• Yhteystiedot ja kotisivu
• Julkisuus ja näkyvyys
• Vastuuorganisaatio
  

Toimipisteen palveluiden asiasanat:

Asiasana, eli palvelu. Valitse ne asiasanat tai palvelut, joita toimipisteestä saa. Jos listasta ei löydy oikeaa sanaa, ota yhteyttä organisaatiosi yhteyshenkilöön.

Osaan asiasanoista on mahdollista lisätä lukuvuositieto ja tarkenne.

Aukiolotiedot

Suositeltavinta on syöttää aukioloaikoja kalenterimuotoisena aukiolosovelluksessa. Jos aukioloaika ei taitu kalenterimuotoon, voi poikkeustapauksissa käyttää myös tekstimuotoista aukioloaikatietoa tai linkkiä sivustolle, jossa aukioloajat on selitetty ja jota päivitetään aktiivisesti.

Aukiolosovelluksesta on ohjeita:
https://kaupunkialustana.hel.fi/aukiolosovellus-ohje/

Lisätiedot – Lisätiedot ja linkit yhteystieto ja yhteyshenkilöt:

• Lisätietotyypit näkyvät yllä olevassa kuvassa.
• HUOM! Jos toimipisteessä on hyppyallas, sauna, tai muu kohde, jolla on erilainen aukioloaika, kuin itse toimipisteellä, voit antaa sen tiedon lisätietona, jonka on tyyppi on Aukiolokohde.
• Voit järjestää lisätiedot järjestysnumeroinnilla, joilla voi vaikuttaa siihen missä järjestyksessä lisätietotyypin sisällä tieto näkyy palvelukartalla.
• Lisätietokentän loppuun voit lisätä tagin (#-merkki ja sana). Rajapintaa lukeva sovellus tai sivu voi käyttää tägejä haluamallaan tavalla.
• HUOM. Älä käytä henkilöiden nimiä, käytä tehtävänimikkeitä.

Valokuva

• Voit lisätä linkin valokuvaan ja kuvatekstin.
• TPR-perheessä ei ole mahdollisuutta tallentaa valokuvia. Kuvatekstissä (ALT-teksti) pitää kertoa saavutettavuusdirektiivin mukaisesti, mitä kuvassa tapahtuu. Pelkkä kuvan nimi tai kuvaaja ei riitä.

Lisähakusanat

• Voit lisätä toimipisteelle lisähakusanoja, jotka helpottavat toimipisteen löytymistä hakukoneilla

Tarkempia ohjeita

Osoitteet

Kirjoita osoite suomeksi. Sovellus tarjoaa virallisia ehdotuksia osoitteeksi kirjoituksen edetessä. Ehdotetut osoitteet on haettu pääkaupunkiseudun osoitetietokannasta. Pääkaupunkiseudun ulkopuolisille osoitteille käytetään erillistä osoiteaineistoa, https://paikkatietohaku.api.hel.fi/v1/ .

Jos virallinen osoite löytyy, tulee näkyville automaattisesti myös ruotsinkielinen ja englanninkielinen osoitetieto, sekä postinumero ja postitoimipaikka.
Katuosoitetta voi tarkentaa. Tarkenteeksi voi lisätä pilkun jälkeen portaan, kerroksen jne.

Lisäosoitteisiin (myös postiosoite) pitää kieliversiot kirjoittaa itse riippumatta siitä, missä osoite sijaitsee. Lisäosoitteessa ei ole osoitetarkistusta. Myös postitoimipaikka pitää kirjoittaa kaikilla kieliversioilla.

Osoitteen tarkennus ja rakennustunnus

Osoitetta pystyy tarkentamaan kartalla painamalla painiketta “Tarkenna sijaintia kartalla”:

Toiminnallisuus ei muuta toimipisteen osoitetta, mutta muuttaa toimipisteen koordinaatit, jotka sijoittavat toimipisteen kartalle.
Toivomus on, että karttasijainti on aina toimipisteen pääoven kohdalla.

Pysyvän rakennustunnuksen ehdotus muodostuu osoitteen perusteella. Sinun pitää käydä vahvistamassa rakennustunnus. Tai tarvittaessa muuttamassa kohdassa “Tarkista onko oikein?”:

Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Syötä perustiedot välilehden puhelinnumerokenttään vain yksi puhelinnumero.

Käytä joko kansainvälistä muotoa +358912345… tai 0912345 muotoa. Numeron voi syöttää välilyöntien kanssa tai ilman.
Kaikki syötetyt puhelinnumerot tulevat rajapinnan kautta automaattisesti kansainväliseen muotoon.

HUOM. Valtion palvelutietovaranto ei ota vastaan puhelinnumerotietoa, jossa on tekstiä samassa kentässä tai kaksi puhelinnumeroa.

Sähköpostiosoite kenttään syötetään vain yksi sähköpostiosoite.
Jos sähköpostiosoitteeseen syöttää yleisen osoitteen etunimi.sukunimi@xxx.xx, pitää jossain olla tieto, mistä osoitteet löytää. Esimerkiksi lisätiedoissa voi olla linkki organisaation yhteystietoihin.

Lisätiedot välilehdelle voi syöttää lisää puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita.

Lukot

Toimipistetietoja tuodaan ja ylläpidetään monella eri tavalla:

• Pidetään tietoa yllä täysin manuaalisesti toimipisterekisterissä
• Tuodaan ja ylläpidetään tietoa lähdejärjestelmästä
• Tuodaan ja ylläpidetään lähdejärjestelmästä perustiedot, mutta täydennetään toimipisterekisterissä.

Toimipisterekisterin tietokenttien yhteydessä on lukon kuva. Toimipisterekisterin tietokenttien lukkojen värit sovitaan lähdejärjestelmäkohtaisesti :

Kenttiä, joissa on punainen, kiinni oleva lukko: tietoa ei voi muokata. Tieto tulee tietolähteestä.
Kentät on lukittu.

Kenttiä, joissa on vihreä, auki oleva lukko: tietoa voi päivittää ja muokata.

Kenttiä, joissa on oranssi lukko: tietoa voi muokata tietyin rajauksin: Tietoa saa lisätä. Lähdejärjestelmästä tuleva tietoa pitää olla kentässä. Tiedon perään voi lisätä tarkentavaa tietoa.

Joukkopäivitys

Joukkopäivityksellä voit nopeasti päivittää tietoa suurellekin määrälle toimipisteitä. Tai vain yhdelle toimipisteelle. Joukkopäivityksessä voit päivittää kaikkia toimipisterekisterin normaalinäkymässäkin olevia tietoja, paitsi nimeä, kuvauksia ja osoitetta. Joukkopäivitykseen haetut tiedot voit viedä myös tarkisteltavaksi exceliin.

Laajempi ohje joukkopäivitykseen (linkki)

Excel – joukkopäivitys

Excel-joukkopäivitystoiminnolla voit päivittää tietoja sovelluksesta saatavien Excel-pohjien avulla. Tämä toiminto on ketterämpi käyttää ison joukon päivityksissä, kuin ylläpitokäyttöliittymä. (Voit lisätä vaikka sata uutta toimipistettä yhdellä viennillä excel-pohjan kautta).

Sarakkeiden väritys kertoo, mitä tietoa voi päivittää. Vain valkoisia soluja voi muokata.

Uusille lisättäville toimipisteille on oma excel-pohja.

Päivitettäville tiedoille on omat excel-päivityspohjansa.

Excel joukkopäivitykselle on tarkat säännöt, jotka löytyvät tästä ohjeesta (linkki).

HUOM! Sarakkeita ei saa poistaa!

Minimitiedot

• Toimipisteestä on syötettävä vähintään:
• Nimi
• Osoite
• Toimipisteen organisaatio
• Sopimuslaji
• Asiasana (toimipisteen palvelut)

Jos halutaan, että tiedot siirtyvät myös PTV:hen ja Suomi.fi:hin, on sääntöjä enemmän. Katso säännöt ja siirtymisen tiedot käsittelysäännöt taulukosta.

Raportit

Raportteja tiedon laadun parantamiseen julkaistaan jokaisen kuukauden alussa TPR Teams ryhmässä.